Inefficiëntie
Of loopt hij bij u niet altijd even soepel?
Bent u met uw administratieve taken veel meer tijd kwijt,
dan u eigenlijk zou willen? Ziet u zo af en toe door de bomen
het bos niet meer en bent u soms nog laat in de laat in de avond
of in een verloren uurtje in het weekend bezig uw administratie op orde te brengen?
Overzicht kwijt
Of is er een bepaald proces binnen uw organisatie waarvoor geen standaard tool beschikbaar is,
waar u en uw medewerkers grijze haren van krijgen.
Misschien wel die Excel sheet die in de loop der jaren dusdanig is gegroeid,
dat het overzicht eigenlijk al lang weg is. En waarbij u regelmatig wordt herinnerd aan het feit,
dat met zijn allen werken in één (Excel) bestand helemaal niet handig is...
Discipline eenduidig vastleggen ontbreekt
Wellicht bent u gehecht aan die vertrouwde Excel sheet
waarin u allerlei zaken vastlegt die voor u van belang zijn.
In Excel is immers alles mogelijk en heeft u de vrijheid om te doen
en te laten zoals u goed dunkt. Maar met die vrijheid komt ook de
discipline om gegevens correct, eenduidig en overzichtelijk vast te leggen.
En ja, daar wringt de schoen misschien nog wel eens...
Geen geschikt alternatief voor maatwerk
Of heeft u een hopeloos verouderd (maatwerk) programma dat u eigenlijk al lang in de prullenbak had willen gooien,
waarmee u zo vertrouwd bent, dat u er eigenlijk geen afstand van wilt doen? Misschien ook wel omdat u er geen goed alternatief voor kunt vinden.
De leverancier van de software bestaat misschien al lang niet meer of heeft de ondersteuning beëindigd.
Dus daar kunt u - op het moment dat het weer eens vastloopt - ook niet meer op terugvallen.
En in het kader If it ain't broke, let's don't fix it hobbelt u maar verder. En in de tussentijd: fingers crossed....
Weer een foutmelding...
Wellicht heeft u een Access applicatie, ooit bedacht door die handige collega, die in de loop der jaren niet alleen is gegroeid in belangrijkheid,
maar ook in het aantal foutmeldingen dat het produceert. Misschien gebouwd in een versie die al lang niet meer door Microsoft wordt ondersteund.
En waar u of uw it-afdeling de handen vol aan heeft om hem weer te reanimeren op het moment dat hij weer eens vastloopt...
Verloren tijd en gemiste kansen
En dan hebben we nog niet eens over de tijd die het u kost om al die fouten die in het proces ontstaan weer te herstellen.
Foutieve facturen, voorraadtellingen die niet kloppen en verkeerde inzichten, doordat rapportages een foutief beeld geven.
Kortom nogal wat frustratie bij u en uw medewerkers en in het ergste geval een aantal gemiste kansen...
Herkenbaar? Wel, dan is het wellicht nu tijd dat u stappen gaat ondernemen en we gaan werken aan dé oplossing.
Van los zand naar samenhang
Stap 1: Processen in kaart brengen
Allereerst is het van belang dat u de achterliggende processen in kaart brengt, bijvoorbeeld door middel van een procesdiagram.
Waar in het proces gaat het nu mis en welke veranderingen zijn er nodig? Het is raadzaam om alle stakeholders hierbij te betrekken.
stap 2: Analyse Excel sheets:
Maak een grondige analyse (breakdown) van de betreffende sheets en kijk vooral naar:
- De links tussen de verschillende Excel sheets en eventuele randsystemen (b.v. boekhoudprogramma)
- De gebruikte formules en gegevenstypen. Zijn deze statisch of dynamisch?
- Waar komen de brongegevens vandaan? En wie is verantwoordelijk voor de correcte aanlevering hiervan?
Stap 3: Bepalen van de requirements
Vervolgens is het belangrijk dat u voor uw zelf bepaald aan welke eisen de gekozen oplossing moet voldoen.
Welke punten zijn echt noodzakelijk en welke zijn eerder "nice to have"? Maak een shortlist, waarin
u dit onderscheid duidelijk maakt.
Een goed begin is vaak het halve werk. Door op voorhand duidelijk in kaart te brengen wat uw processen zijn en waar de uitdagingen liggen,
kan er beter en vooral sneller op uw situatie worden ingespeeld en ligt een passende oplossing eerder binnen handbereik.
Mocht u nu wel al een globaal idee hebben wat u voor ogen hebt, maar nog geen concrete invulling,
dan is het verstandig om eerst een kennismakingsgesprek in te plannen waarin we uw wensen inventariseren en de mogelijkheden bespreken.
Klaar voor de volgende stap?
Bij Medtronic Bakken Research Center, bestond de behoefte aan een praktische, intuitieve oplossing
ter ondersteuning van het proces voor het maken van een kosteninschatting voor een toekomstige klinische studie.
Deze oplossing heb ik voor ze in MS Access ontwikkeld.
Heeft u ook een softwarematige uitdaging? Neemt u dan geheel vrijblijvend contact op.